⭕ 재직 증명서 만들기
🔸 재직 증명서란?
▪️ 재직 증명서는 본인이 소속된 직장에서 특정 직책을 수행하고 있음을 증명하는 문서이다. 이를 통해 해당 직원이 얼마 동안 근무했으며, 어떤 업무를 수행했는지를 확인할 수 있다.
▪️ 법적으로 정해진 규정 양식은 없지만, 각 회사나 단체에서 사규에 따라 자유롭게 작성할 수 있다. 일반적으로 포함되는 정보는 다음과 같다.
• 성명
• 주민등록번호
• 주소
• 회사명
• 부서
• 직위
• 입사일
• 근무 기간
▪️ 이번 작업에서는 일반적으로 많이 사용되는 형식에 맞추어 재직 증명서를 자동으로 완성하는 방법을 설명한다. 이를 위해 사원번호를 입력하면 필요한 정보가 자동으로 채워지는 방식으로 작성할 것이다.
🔸 관련 지식
재직 증명서를 자동으로 생성하기 위해 다음과 같은 엑셀 함수를 사용한다.
1️⃣ 날짜/시간 함수
• TODAY() : 현재 날짜를 자동으로 표시한다.
• DATEDIF(시작일, 종료일, 단위) : 두 날짜 간의 차이를 계산한다.
2️⃣ 찾기/참조 함수
• VLOOKUP(검색값, 범위, 열 번호, 옵션) : 특정 데이터를 검색하여 가져온다.
3️⃣ 텍스트 함수
• TEXT(값, "형식") : 숫자나 날짜를 특정 형식의 텍스트로 변환한다.
🔸 조건 및 설정 방법
1️⃣ 데이터 유효성 검사 적용
• 사원번호(D3셀)와 용도(F3셀)에 데이터 유효성 검사를 적용하여 목록에서 선택할 수 있도록 설정한다.
• 설정 방법:
1. D3셀을 선택 → [데이터] 탭 → [데이터 유효성 검사] 클릭
2. 제한 대상을 ‘목록’으로 선택
3. 원본에 =사번 입력
4. 같은 방법으로 F3셀에도 데이터 유효성 검사를 적용하되, 원본에 =용도 입력
2️⃣ VLOOKUP 함수를 이용한 정보 자동 입력
사원번호(D3셀)를 입력하면 해당 사원의 정보가 자동으로 채워지도록 VLOOKUP 함수를 적용한다.
• 성명(D9셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 3, 0)
• 주민등록번호(F9셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 2, 0)
• 소속(D10셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 4, 0)
• 직급(F10셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 5, 0)
• 입사일(D11셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 6, 0)
• 주소(D13셀) : =VLOOKUP(D3, 사원명부, 7, 0)
3️⃣ 재직 기간 계산
• 현재 날짜(D12셀) : =TODAY()
• 재직 기간(P11셀) :="( "&DATEDIF(D11, D12, "Y")&"년 "&DATEDIF(D11, D12, "YM")&"개월 )"
→ 입사일부터 오늘까지의 연도와 개월 수를 계산하여 표시한다.
4️⃣ 재직 증명서 내용 자동 입력
• TEXT 함수를 사용하여 재직 증명 내용을 입력한다.
=TEXT(D11, "상기인은 YYYY년 M월 D일 입사하여 ") & TEXT(D12, "YYYY년 M월 D일까지 재직하였음을 증명합니다.")
→ “상기인은 2020년 3월 15일 입사하여 2025년 2월 21일까지 재직하였음을 증명합니다.” 같은 형식으로 표시된다.
5️⃣ 기타 내용 입력
• 용도 입력 (C17셀) :="용도 : "&F3
• 오늘 날짜 입력 (C18셀) :=TODAY()
• 기본 텍스트 입력 (C20~C23셀) : 직접 입력하여 문서를 완성한다.
🔸 이름 정의 설정 방법
• ‘사원명부’ 시트에서 이름을 정의하여 쉽게 참조할 수 있도록 설정한다.
1. B4:B42셀 → 이름을 사 번으로 설정
2. B4:H42셀 → 이름을 사원명부로 설정
3. J4:J8셀 → 이름을 용도로 설정
4. 수정이 필요하면 [수식] 탭 → [이름 관리자]에서 편집
🔸 정리된 재직 증명서 자동화 순서
✅ 1단계: 데이터 유효성 검사 적용
✅ 2단계: VLOOKUP으로 사원 정보 자동 입력
✅ 3단계: DATEDIF로 재직 기간 자동 계산
✅ 4단계: TEXT 함수로 재직 증명 내용 작성
✅ 5단계: 기타 기본 정보 입력 후 완성
이렇게 설정하면 사원번호만 입력하면 자동으로 재직 증명서가 완성된다!
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