⭕ 휴가 계획서 및 휴가 대장 만들기
휴가 관리 시스템은 근로자의 정신적·육체적 피로를 회복하고 근무 의욕을 고취하기 위해 운영된다. 일반적으로 법정 휴가 외에도 경조 휴가, 특별 휴가, 병가 등의 다양한 형태의 휴가가 제공될 수 있다.
근로자가 휴가를 신청하기 위해 작성하는 문서를 “휴가 계획서”, 직원들의 휴가 계획을 표 형식으로 정리한 문서를 “휴가 대장”이라고 한다. 휴가 계획서와 휴가 대장은 회사의 운영 방식에 따라 부서별 또는 각 분기별로 다르게 작성될 수 있다.
기본적으로 휴가 계획서에는 직책, 성명, 담당 업무, 휴가 기간, 휴가지, 비상 연락처 등의 정보를 정확하게 기재해야 한다. 또한 업무의 원활한 진행을 위해, 휴가 또는 결근 1주일 전에 작성하여 제출하는 것이 일반적이며, 직무 대행자를 미리 지정하여 기록하는 것이 바람직하다.
🔸 관련 지식
▪️ DATEDIF 함수를 활용하여 날짜 간 차이를 계산할 수 있다.
▪️ 조건부 서식을 이용해 특정 조건을 만족하는 셀에 채우기 색을 적용할 수 있다.
▪️ 참조 방식(절대 참조 및 상대 참조)을 이해해야 한다.
🔸조건 및 설정방법
1. 휴가 계획 및 휴가 대장 데이터를 입력한다.
2. [J5] 셀에 DATEDIF 함수를 적용하여 휴가 일수를 계산한 후, [J14] 셀까지 자동 채우기를 사용하여 복사한다.
3. [K5:AO14] 범위에 조건부 서식을 적용하여, 휴가 기간에 해당하는 셀에 채우기 색을 지정한다.
🔺 1. 휴가 기간 계산하기
▪️ [J5] 셀에 다음과 같이 DATEDIF 함수를 입력한다.
=DATEDIF(H5, I5, "D") + 1
• H5: 휴가 시작일
• I5: 휴가 종료일
• "D": 두 날짜 간의 일수 차이를 계산
• +1: 시작일과 종료일을 포함하여 총 휴가 일수를 계산
▪️ 수식을 입력한 후 [J14] 셀까지 자동 채우기(드래그)를 이용해 적용한다.
🔺 2. DATEDIF 함수 사용법
DATEDIF 함수는 두 날짜 간의 차이를 계산하는 함수로, 다음과 같이 사용할 수 있다.
▪️ 사용 방법
=DATEDIF(시작 날짜, 종료 날짜, 기간 종류)
▪️ 기간 종류 옵션
• "Y" : 연도 차이 계산
• "M" : 개월 차이 계산
• "D" : 일수 차이 계산
• "YM" : 연도 차이를 제외한 개월 차이
• "MD" : 연도 및 개월 차이를 제외한 일수 차이
🔺 3. 조건부 서식 적용하기
휴가 기간에 해당하는 날짜에 색상을 적용하기 위해 아래 과정을 수행한다.
1️⃣ [K5:AO14] 범위를 선택한 후
2️⃣ [홈] 탭 → [스타일] 그룹 → [조건부 서식] → [새 규칙]을 선택
3️⃣ [새 서식 규칙] 창에서
• 규칙 유형: “수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정” 선택
• 수식 입력=AND(K$4 >= H5, K$4 <= I5)
• K$4: 휴가 일정이 표시된 날짜
• H5: 해당 직원의 휴가 시작일
• I5: 해당 직원의 휴가 종료일
4️⃣ [서식] 버튼 클릭 → [채우기] 탭에서 원하는 색상을 선택
5️⃣ [확인]을 클릭하여 적용
✔️ 위 작업을 완료하면 직원별 휴가 기간에 해당하는 날짜 셀에 자동으로 색상이 적용된다.
🔺 4. 결과 확인 및 저장
▪️ 전체 휴가 일정이 자동으로 계산되고, 휴가 기간에 해당하는 날짜에 색상이 적용되었는지 확인한다.
▪️ 저장 시 “Excel 매크로 사용 통합 문서(. xlsm)” 형식으로 저장하여 이후에도 자동화 기능을 유지한다.
⭕ 결과
이제 휴가 계획서 및 휴가 대장이 완성되었다. 이 파일을 사용하면 전체 직원의 휴가 계획을 한눈에 쉽게 확인할 수 있으며, 자동으로 휴가 일수가 계산되고, 조건부 서식을 통해 가시성을 높일 수 있다.
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